Haarlem – Wie staat te trappelen om deelnemer te worden Gouden Dagen, doet er verstandig aan om door te lezen. Marjet van der Huls van Stichting Sint Jacob in Haarlem legt in een overzichtelijk stappenplan uit hoe je een Gouden Dagen locatie opzet.

,,Communiceren, communiceren en communiceren”, zegt de van energie bruisende Marjet. “Dat was een heel traject in onze instelling, met haar acht zorglocaties”.

Op verzoek wil ze graag vertellen hoe je deelnemer wordt van Gouden Dagen en hoe je zo’n organisatie binnen je organisatie opzet. ,,Ik heb meerdere locaties opgezet dan wel helpen opzetten, dus ik heb wel een draaiboek.” Dan lachend: ,,Maar dat zit in mijn hoofd, dus wel goed om het een keer uit te schrijven.”  

STAP 1 >> ,,Zorg dat je Goedkeuring krijgt vanuit je Raad van Bestuur en/of het management team. Je hebt namelijk draagvlak nodig alvorens definitief de samenwerking met Stichting Gouden Dagen aan te gaan. Want het implementeren van het Gouden Dagen programma in je eigen organisatie heeft best wat voeten in de aarde en ook een impact op je interne organisatie.”

STAP 2 >> ,,Het tekenen van de samenwerkingsovereenkomst met Gouden Dagen. Pas dan “besta je” en kun je daadwerkelijk aan de slag als Gouden Dagen organisatie, met naam en toenaam zeg maar ”.

STAP 3 >> ,,Richt een Gouden Dagen Stuurgroep op. Jouw werkgever moet bereid zijn om één of wellicht twee personen voor een aantal uren per maand kunnen vrij te maken om deze tijd te kunnen besteden aan het Gouden Dagen programma. Vandaar het belang van het draagvlak, want Gouden Dagen betekent: handen uit de mouwen!” 

,,Zorg ook dat je als stuurgroep één keer per maand bij elkaar zit en bespreekt wat er gedaan is en wat er gaande is. Communiceren, informeren, vastleggen, net als bij andere vergaderingen in je organisatie. Zorg dat er altijd iemand notuleert en een actielijst bijhoudt.”

STAP 4 >> ,,Stel binnen je stuurgroep een Gouden Dagen Coördinator aan. In Heerhugowaard had ik die rol,  en die mag ik nu in Haarlem ook weer vervullen, wat ik erg leuk vind. Ik mag negen uur per week besteden aan Gouden Dagen. Een coördinator is nodig, omdat die het overzicht houdt over alle lopende zaken en de actiepunten bewaakt.”

Van der Huls realiseert zich dat het op veel werk lijkt. Maar daar zit een zonnige zijde aan: ,,Let maar eens op: als je eenmaal lekker draait, lopen er als het goed is héél véél acties! In een ideale situatie zijn er meerdere rollen in de stuurgroep vertegenwoordigd, zoals dat in Heerhugowaard het geval was: naast de coördinator (welke rol ik dus had onder de paraplu van mijn functie als management-assistente van de Raad van Bestuur), zit er een bestuurs- of MT-lid in de groep, een medewerker PR & Communicatie, een Coördinator Welzijn en liefst een vaste vrijwilliger voor allerlei hand-  en spandiensten. Het voorzitterschap lag in Heerhugowaard bij een externe persoon, met een heel groot lokaal netwerk. Met zo’n rolverdeling heb je een krachtig team!”  

STAP 5 >> ,,Maak een knappe (powerpoint)presentatie van Gouden Dagen waar je voorlopig mee uit de voeten kunt. Daarin presenteer je zowel de landelijke organisatie als jouw eigen lokale Gouden Dagen. Wie ben je en wat wil je. Onze powerpoint wil ik graag met mijn Gouden Dagen collega’s  delen. Nog een TIP: noem de ouderen gerust een keer ‘kwetsbaar’, maar heb het niet voortdurend over ‘eenzame oudjes’. Dan voelt niemand zich aangesproken en wil niemand lid van je clubje worden. Wie wil er nou zo’n stempel! ”

STAP 6 >> ,,Ga aan de slag met het oprichten van een eigen Gouden Dagen Comité van pakweg vijf personen. Ga met je presentatie de boer op. Mijn collega Simonne en ik zijn in Haarlem bij allerlei kopstukken langsgegaan om te vragen of ze ambassadeur van Gouden Dagen wilden worden. Maar eerst hebben wij ze aangeschreven met een introductiebrief (deze wil ik uiteraard ook graag met mijn collega’s delen) waarin we aankondigden dat we binnen twee weken telefonisch contact zouden opnemen voor het maken van een afspraak waarop we onszelf graag wilden komen presenteren.”

,,Zo hebben wij een wethouder benaderd, iemand van ‘Bedrijf en Samenleving’, iemand van de stadsschouwburg, iemand van de Rabobank, een aantal personen van welzijnsinstellingen en de Wijkraad.” 

,,Tot nu toe hebben we twee definitieve toezeggingen gekregen waar we super blij mee zijn! Ambassadeurs komen in een zogenaamd Comité van Aanbeveling. Comité kan ‘gewichtig’ overkomen, maar dat is eerder een voordeel dan een nadeel. De aanwezigheid van een Gouden Dagen Comité legt voor de buitenwacht wel degelijk ‘gewicht’ in de schaal legt. Voor potentiële donateurs en sponsoren komt het bovendien professioneel over als je een dergelijk comité hebt.”

,,In de dagelijkse praktijk houdt het in dat de comitéleden de bereidheid hebben hun netwerk aan te spreken als we een vraag hebben of een wens van een oudere willen vervullen, simpelweg omdat ze Gouden Dagen een warm hart toedragen, onze passie delen voor ouderen en ouderenzorg en onze missie en visie ondersteunen.”

,,Comitéleden worden benaderd voor speciale wensen; zij hebben tenslotte dat enorme netwerk waar we van mogen en kunnen profiteren. In Heerhugowaard gingen comitéleden overigens ook zelf met ouderen op stap. Een dagje naar Texel of zo. Fantastisch!”

,,Trouwens, natuurlijk heeft onze eigen zorginstelling ook een heel uitgebreid lokaal netwerk. Als wij vanuit Sint Jacob een feestje willen organiseren, benaderen we bijvoorbeeld de leveranciers. Men is best gauw bereid mee te werken aan het goede doel en iets beschikbaar te stellen. Oja, vergeet nóóit een  mooie bedankkaart te sturen aan welke weldoener dan ook! Wij hebben mooie bling-bling kaarten steevast op voorraad!”

Nog een TIP: ,,Organiseer na afloop van een kalenderjaar een Gouden Dagen Comité-etentje in je eigen zorginstelling. Presenteer aan jouw comité wat je het hele jaar onder de vlag van Gouden Dagen hebt georganiseerd en vraag wat ze komend jaar weer voor je willen betekenen. Als je al wat jaren meedraait, heb je een jaarkalender en laat je zien van wat er op stapel staat wat betreft jaarlijks terugkerende evenementen.”

STAP 7 >> ,,Zodra je Gouden Dagen organisatie ‘staat’, geef je een geweldig kick-off feest! Verstuur een persbericht naar de lokale media, of doe dat achteraf met een mooie foto erbij. Kleed de boel mooi aan met gouden slingers en ballonnen en zorg voor een formeel moment waarop de wensboom onthuld wordt.” 

,,Het zou leuk zijn als de directeur van Gouden Dagen en bijvoorbeeld de wethouder speecht. Wij deelden flyers uit waarin een donateursformulier zit, wenskaarten voor in de boom, er was live muziek, champagne en bitterballen en vooral heel veel bling-bling. Ook de wijkraad was er. En natuurlijk ouderen, want daar doen we het voor. Op het feest vertoon je je presentatie en vertel je wat Gouden Dagen precies inhoudt en wat de toegevoegde waarde is voor jouw organisatie. Nog een kleine tip: Maak de presentatie niet te lang, de aandacht van ouderen verslapt na 10 minuten!” 

STAP 8 >> ,,Nu komt het erop aan dat je een eigen geldstroom op gang brengt, dus handen uit de mouwen voor fondsen- en donateurswerving. Leg contact met potentiële weldoeners, fondsen, etc. Laat je voorlichten door de Stichting Gouden Dagen en vraag of je wat startsubsidie kunt krijgen. Oriënteer je goed op dit vlak. Kijk wie dit binnen jouw stuurgroep het beste kan doen en het dichtst bij connecties zit. Vaak kun je vrij eenvoudig via een website van een bepaald fonds een verzoek indienen.” 

,,En intern: blijf zichtbaar binnen je eigen organisatie; zijn er nieuwsbrieven? Laat van je horen, schroom niet om een berichtje te plaatsen waarin je om donateurs vraagt. Vindt er weleens een loterij of rad van fortuin plaats bij jouw zorginstelling? Vraag of Gouden Dagen dan het goede doel mag zijn. Zorg ervoor dat Gouden Dagen ‘ingebakken’ raakt in je organisatie.”

TIP: organiseer jaarlijks een Gouden Dagen Donateursfeest. Trakteer al jouw weldoeners, als bedankje, op een gezellige happy-hour inclusief presentatie (die van het comité gebruik je), nodig eventueel een zanger uit, deel bitterballen en bubbels uit, en geef na afloop eventueel een klein cadeautje mee. Houd je weldoeners warm, betrokken en enthousiast!”.

STAP 9 >> ,,Blijf informeren. Houd iedereen in- en extern zo veel mogelijk op de hoogte van het reilen en zeilen van jouw Gouden Dagen activiteiten. Wij hebben een Gouden Dagen tabblad op de website van Sint Jacob en zijn nu bezig met het opzetten van een eigen Facebook pagina. De PR & Communicatieafdeling van Sint Jacob is lekker actief via social media. Onze samenwerking is goed, we weten elkaar gauw te vinden en dat moet ook want het is belangrijk dat de Gouden Dagen uitingen matchen met de uitingen van Sint Jacob. Daar letten zij goed op. Even een professionele blik erover heen laten gaan dus. Maar wij dragen zelf de concepten aan, of het nu om een poster, brief of persbericht gaat.”

Tot slot.

“Ik vind het heel belangrijk dat Gouden Dagen vooral een feestelijke uitstraling heeft. Zorg dat zo’n kick-off- of donateursfeest  bijvoorbeeld ook echt een super gezellig bling-bling feestje wordt met een dikke, vrolijke, gouden rand! Het onderwerp eenzaamheid is al serieus genoeg, daar hoeft het op zo’n dag niet voortdurend over te gaan. Mensen moeten met een blij gevoel en een lach in hun hart weer huiswaarts gaan! Dat is al een prachtig doel op zich, vind ik!”

,,Naast lokale samenwerking en het creëren van netwerken, ligt de kracht van Gouden Dagen mijns inziens vooral ook in de combinatie van enthousiasme en passie. Passie voor ouderen en ouderenzorg, bekommering om hun welzijn. Onze ouderen verdienen gewoon een goed bestaan! Als dat in je vezels zit, bereik je daar harten mee. Dat heb ik echt mogen ervaren!”